Asiakastarinat | Jyväskylän yliopisto
Suomen suurin avoin yliopisto panostaa palveluihinsa verkossa
Tavoitteena tarjota monipuolista ja joustavaa opiskelua
Jyväskylän yliopiston avoin yliopisto on Suomen suurin ja ehdottomasti myös yksi tunnetuimmista avointa yliopisto-opetusta tarjoavista oppilaitoksista. Toimija on vuosien saatossa panostanut paljon omien prosessiensa ja toimintatapojensa sähköistämiseen.
Jyväskylän yliopiston avoin yliopisto tuottaa yli viidenneksen koko Suomen avoimesta yliopisto-opetuksesta. Suoritettujen opintopisteiden näkökulmasta Jyväskylän yliopiston avoin yliopisto on Suomen suurin. Opintoja suorittaa vuosittain noin 13 000 opiskelijaa.
Etä- ja verkko-opintojen lisäksi avoin yliopisto järjestää lähiopetusta Jyväskylässä ja Helsingissä sekä yhteistyössä noin 40 yhteistyöoppilaitoksen kanssa. Tällä hetkellä avoin yliopisto työllistää noin 40 vakituista työntekijää, joiden lisäksi organisaation palveluksessa on suuri määrä tuntiopettajia.
Jyväskylän yliopiston avoin yliopisto saa myös rahoitusta Opetus- ja kulttuuriministeriöstä, joka seuraa avoimessa yliopistossa suoritettujen opintopisteiden määrää.
Ilmoittautumisprosessi verkossa tekee opintojen aloittamisesta vaivatonta
Avoimen yliopiston tavoitteena on ollut tehdä yliopisto-opiskelusta joustavaa ja mahdollista kaikille heidän sijainnistaan ja elämäntilanteestaan riippumatta. Tähän liittyen avoimen yliopiston opinnot ja niihin ilmoittautuminen on haluttu saada verkkoon ja asian eteen on alettu tehdä töitä jo 90-luvun lopusta lähtien.
”Aiemmin kursseillemme ilmoittautuminen tapahtui siten, että opiskelijat toimittivat meille paperisen ilmoittautumislomakkeen joko henkilökohtaisesti tai postitse. Opiskelija sai opinto-oikeuden sen jälkeen, kun hänen ilmoittautumisensa oli manuaalisesti rekisteröity järjestelmäämme. Tämän jälkeen toimitimme opiskelijalle hänen opintoihinsa liittyvän laskun”, Avoimen yliopiston markkinoinnin suunnittelija Heta Kangasniemi kertoo.
”Tällaisen ilmoittautumisen huonona puolena oli tietojen syöttämiseen kulunut aika ja se, ettei meillä ollut näkyvyyttä siihen, oliko opiskelija maksanut laskun ennen opintojensa aloitusta. Henkilökuntamme tehtäviin kuuluikin tarkastaa erääntyneet laskut ja hoitaa niihin liittyvien karhukirjeiden lähettäminen”, Kangasniemi jatkaa.
Avoin yliopisto on siirtynyt asteittain kohti sähköistä ilmoittautumisprosessia. Ensin siirryttiin verkkoilmoittautumiseen ja lopulta myös kurssimaksujen verkkomaksamiseen. Välissä opiskelija ilmoittautui kursseille sähköisesti, mutta hänen tuli sen jälkeen tulostaa ilmoittautumisjärjestelmän muodostama lasku ja maksaa se erikseen.
”Vuodesta 2012 lähtien myös maksaminen on onnistunut heti ilmoittautumisen yhteydessä”, Kangasniemi kertoo.
Ilmoittautumisen yhteydessä hoidettu opintomaksu nopeuttaa opinto-oikeuden saamista
Tällä hetkellä Jyväskylän avoimen yliopiston opintomaksut voidaan hoitaa kurssille ilmoittautumisen yhteydessä suoraan verkossa. Tämä on mahdollista Paytrailin verkkomaksupalvelun ansiosta, joka on ollut avoimen yliopiston käytössä vuodesta 2012 lähtien. Paytrail on integroitu avoimen yliopiston opintomaksujärjestelmään.
”Maksujen käsittely tapahtuu tällä hetkellä automaattisesti. Suurin etu tästä on se, että opiskelija saa tarvitsemansa opinto-oikeuden noin 30 minuutin sisällä ilmoittautumisestaan ja sen jälkeen hän voi aloittaa verkko-opintonsa välittömästi”, Kangasniemi kertoo.
”Lisäksi kun maksujen käsittelyyn ja erääntyneiden laskujen tarkastamiseen ei tarvita henkilötyöaikaa, jää opiskelijapalveluiden henkilökunnalle aikaa tehdä tärkeämpää työtä – eli palvella ja auttaa meidän opiskelijoitamme.”
Suoritettujen maksujen seuranta on helppoa ja opintoihin pääsee kiinni nopeasti
Kangasniemi kokee, että Paytrailista on ollut hyötyä kaikille osapuolille: ”Opiskelijan on helppoa maksaa kurssimaksut Paytrailin kautta ja meidän on puolestaan helppoa ja nopeaa käsitellä Paytrailin kautta tehtyjä maksuja.”
Toinen merkittävä hyöty on se, että opiskelija pääsee nopeasti kiinni haluamiinsa opintoihin: “On tärkeää, että asiasta innostunut opiskelija voi aloittaa opintonsa mahdollisimman nopeasti. Kurssimaksun hoitaminen on tässä avainasemassa”, Kangasniemi jatkaa.
Lisäksi avoimen yliopiston luottotappiot ovat vuoden 2012 jälkeen pysyneet minimissä. Tämä on ollut Kangasniemen mukaan iso hyöty, jonka verkkomaksaminen on tuonut mukanaan.
Paytrail saa kiitosta hyvästä kumppanuudesta
Suunnittelija Heta Kangasniemen mukaan yhteistyö Paytrailin kanssa on toiminut hyvin eikä maksupalvelun toimintaa juurikaan huomaa avoimen yliopiston arjessa. Kangasniemen mukaan Paytrailin tunnettuus tuo varmuutta maksujen läpimenosta niin avoimen yliopiston työntekijöille kuin opiskelijoille.
“Verkkomaksupalveluna Paytrail on ollut meille hyvä asia. Suosittelenkin Paytrailia erityisesti sellaisille toimijoille, joilla on paljon maksuliikennettä, johon liittyy manuaalista tekemistä.”
Case: Jyväskylän yliopiston avoin yliopisto
Asiakas: Avoimia yliopisto-opintoja lähi-, etä- ja verkko-opintoina järjestävä Jyväskylän yliopiston erillislaitos.
Haaste: Mahdollistaa opintoihin liittyvien kurssimaksujen maksaminen verkkomaksuna kurssille ilmoittautumisen yhteydessä.
Ratkaisu: Paytrailin maksupalvelun integrointi Jyväskylän avoimen yliopiston opintomaksujärjestelmään.
Tulokset: Opiskelija voi maksaa opintonsa heti ilmoittautumisen yhteydessä helposti ja vaivattomasti. Tieto suoritetusta maksusta siirtyy automaattisesti eri järjestelmien välillä, jolloin opiskelijan on mahdollista saada opinto-oikeus jopa 30 minuutin sisällä ilmoittautumisesta. Tämä lisää asiakastyytyväisyyttä ja vähentää ilmoittautumisten ja maksujen käsittelyyn liittyvää henkilötyöaikaa. Avoimen yliopiston luottotappiot ovat pysyneet minimissä verkkomaksuihin siirtymisen jälkeen.
Pentik uudisti verkkokauppaansa, ja uudistusten myötä verkkokaupan myynti on yli kaksinkertaistunut. Lue Pentikin tarina täältä.