Asiakastarinat | Jyväskylän yliopisto
Suomen suurin avoin yliopisto panostaa palveluihinsa verkossa
Jyväskylän yliopiston avoin yliopisto on Suomen suurin avointa yliopisto-opetusta tarjoava oppilaitos, ja sen tavoitteena on tarjota monipuolista ja joustavaa opiskelua. Toimija on vuosien saatossa panostanut paljon omien prosessiensa ja toimintatapojensa sähköistämiseen.
Jyväskylän yliopiston avoin yliopisto tuottaa yli viidenneksen koko Suomen avoimesta yliopisto-opetuksesta. Suoritettujen opintopisteiden näkökulmasta Jyväskylän yliopiston avoin yliopisto on Suomen suurin. Opintoja suorittaa vuosittain noin 13 000 opiskelijaa.
Etä- ja verkko-opintojen lisäksi avoin yliopisto järjestää lähiopetusta Jyväskylässä ja Helsingissä. Avoin yliopisto työllistää noin 40 vakituista työntekijää, joiden lisäksi organisaation palveluksessa on suuri määrä tuntiopettajia.
Verkko-ilmoittautuminen tekee opintojen aloittamisesta vaivatonta
Avoimen yliopiston tavoitteena on ollut tehdä yliopisto-opiskelusta joustavaa ja mahdollista kaikille sijainnista ja elämäntilanteesta riippumatta. Siksi avoimen yliopiston opinnot ja ilmoittautuminen on haluttu saada verkkoon.
”Aiemmin ilmoittautuminen tapahtui paperisella ilmoittautumislomakkeella. Opiskelija sai opinto-oikeuden sen jälkeen, kun hänen ilmoittautumisensa oli manuaalisesti rekisteröity järjestelmäämme. Tämän jälkeen toimitimme opiskelijalle laskun”, Avoimen yliopiston markkinoinnin suunnittelija Heta Kangasniemi kertoo.
”Tällaisen ilmoittautumisen huonona puolena oli tietojen syöttämiseen kulunut aika ja se, ettei meillä ollut näkyvyyttä siihen, oliko opiskelija maksanut laskun ennen opintojensa aloitusta. Henkilökuntamme tehtäviin kuuluikin tarkastaa erääntyneet laskut ja hoitaa niihin liittyvien karhukirjeiden lähettäminen”, Kangasniemi jatkaa.
Avoin yliopisto on siirtynyt asteittain kohti sähköistä ilmoittautumista. Ensin siirryttiin verkkoilmoittautumiseen, ja lopulta kurssimaksujen verkkomaksamiseen. Välissä opiskelija ilmoittautui kursseille sähköisesti, mutta hänen tuli sen jälkeen tulostaa ilmoittautumisjärjestelmän muodostama lasku ja maksaa se erikseen.
”Vuodesta 2012 lähtien myös maksaminen on onnistunut heti ilmoittautumisen yhteydessä”, Kangasniemi kertoo.
Ilmoittautumisen yhteydessä hoidettu opintomaksu nopeuttaa opinto-oikeuden saamista
Nykyään Jyväskylän avoimen yliopiston opintomaksut hoituvat verkkoilmoittautumisen yhteydessä. Tämän mahdollistaa Paytrailin verkkomaksupalvelu, joka on ollut avoimen yliopiston käytössä vuodesta 2012 lähtien. Paytrail on integroitu avoimen yliopiston opintomaksujärjestelmään.
”Maksujen käsittely tapahtuu tällä hetkellä automaattisesti. Suurin etu tästä on se, että opiskelija saa tarvitsemansa opinto-oikeuden noin 30 minuutin sisällä ilmoittautumisestaan. Sen jälkeen hän voi aloittaa verkko-opintonsa välittömästi”, Kangasniemi kertoo.
”Kun maksujen käsittelyyn ja erääntyneiden laskujen tarkastamiseen ei tarvita henkilötyöaikaa, jää opiskelijapalveluiden henkilökunnalle aikaa tehdä tärkeämpää työtä – eli palvella ja auttaa meidän opiskelijoitamme.”
Suoritettujen maksujen seuranta on helppoa ja opintoihin pääsee kiinni nopeasti
Kangasniemi kokee, että Paytrailista on ollut hyötyä kaikille osapuolille: ”Opiskelijan on helppoa maksaa kurssimaksut Paytrailin kautta. Meidän on puolestaan helppoa ja nopeaa käsitellä Paytrailin kautta tehtyjä maksuja.”
Toinen merkittävä hyöty on se, että opiskelija pääsee nopeasti kiinni opintoihin: “On tärkeää, että asiasta innostunut opiskelija voi aloittaa opintonsa mahdollisimman nopeasti. Kurssimaksun hoitaminen on tässä avainasemassa”, Kangasniemi jatkaa.
Lisäksi avoimen yliopiston luottotappiot ovat vuoden 2012 jälkeen pysyneet minimissä. Tämä on ollut Kangasniemen mukaan iso hyöty, jonka verkkomaksaminen on tuonut mukanaan.
Paytrail saa kiitosta hyvästä kumppanuudesta
Heta Kangasniemen mielestä yhteistyö Paytrailin kanssa on toiminut hyvin. Kangasniemen mukaan Paytrailin tunnettuus tuo varmuutta maksujen läpimenosta niin avoimen yliopiston työntekijöille kuin opiskelijoille.
“Verkkomaksupalveluna Paytrail on ollut meille hyvä asia. Suosittelen Paytrailia erityisesti sellaisille toimijoille, joilla on paljon maksuliikennettä, johon liittyy manuaalista tekemistä.”
Case: Jyväskylän yliopiston avoin yliopisto
Asiakas: Avoimia yliopisto-opintoja lähi-, etä- ja verkko-opintoina järjestävä Jyväskylän yliopiston erillislaitos.
Haaste: Mahdollistaa opintoihin liittyvien kurssimaksujen maksaminen verkkomaksuna kurssille ilmoittautumisen yhteydessä.
Ratkaisu: Paytrailin maksupalvelun integrointi Jyväskylän avoimen yliopiston opintomaksujärjestelmään.
Tulokset: Opiskelija voi maksaa opintonsa ilmoittautumisen yhteydessä vaivattomasti. Tieto suoritetusta maksusta siirtyy automaattisesti eri järjestelmien välillä, jolloin opiskelijan on mahdollista saada opinto-oikeus jopa 30 minuutin sisällä ilmoittautumisesta. Tämä lisää asiakastyytyväisyyttä ja vähentää ilmoittautumisten ja maksujen käsittelyyn liittyvää henkilötyöaikaa. Avoimen yliopiston luottotappiot ovat pysyneet minimissä verkkomaksuihin siirtymisen jälkeen.
Pentik uudisti verkkokauppaansa, ja uudistusten myötä verkkokaupan myynti on yli kaksinkertaistunut. Lue Pentikin tarina täältä.