Verkkokauppa-alustan kilpailutus – mitä pitää ottaa huomioon?

Yksi oleellisen tärkeä vaihe verkkokauppaa perustettaessa jää varsinkin pienemmiltä yrityksiltä usein turhan vähälle huomiolle. Nimittäin verkkokauppa-alustan kilpailuttaminen.

Ei ole ollenkaan yhdentekevää mikä alusta verkkokaupan asiakkaalle näkyvän pinnan takaa löytyy. Hätiköiden tehty alustavalinta saattaa aiheuttaa vaikeuksia verkkokaupan asiakkaille ja jopa katkaista ostoprosessin, mutta takuuvarmasti se tuottaa turhaa työtä kauppiaalle. Tätä kautta syntyy helposti piilokustannuksia, jotka heikentävät verkkokaupan kannattavuutta merkittävästi.

Lopulta kaikki kiteytyy yhteen asiaan: huolellisesti mietittyyn ja laadittuun tarjouspyyntöön.

Käyn seuraavassa läpi muutamia perusasioita verkkokauppa-alustan kilpailuttamiseen liittyen.

Verkkokauppa-alustan kilpailutus: top 3 -asiat

Usein perusongelmana on, ettei yrityksiltä löydy ymmärrystä siihen, mitä verkkokaupan takaa oikeastaan pitäisi löytyä. Moni pieni ja keskikokoinen verkkokauppa tekee alustaa valitessaan vertailua julkisesti saatavilla olevan tiedon perusteella usein hyvinkin hataralla osaamisella. Yleisin kilpailutuksessa tapahtuva virhe tehdään juuri tässä vaiheessa – ei tiedetä mitä tarvitaan juuri nyt ja mitä mahdollisesti myöhemmin.

Tärkeimmät huomioitavat näkökulmat verkkokauppa-alustalta vaadittavia ominaisuuksia pohtiessa ovat:

1. Ulkoasu ja asiakaskokemus – miltä kaupan tulisi tuntua ja näyttää asiakkaan käytössä?
2. Taustahallinta – miten helppo tilauksia on hallita, miten helppo tulostaa vaikkapa pakettikortteja, millaisia tilastoja ja analytiikkaa löytyy?
3. Tekniset ominaisuudet – löytyykö järjestelmästä suorat integraatiot esimerkiksi varastonhallintaan ja kirjanpitojärjestelmään, onko kauppaan mahdollista liittää eri toimitus- ja maksutapoja? Tärkeä näkökulma on myös, millaista teknistä tukea on saatavilla.

Lähtökohtana voi pitää, että lukuunottamatta aivan pienimpiä, muutaman yksittäisen tuotteen myyntiin tarkoitettuja kauppoja, kilpailuttaminen kannattaa aina. Tyypillisen, noin 5000-10 000 euron arvoisen verkkokauppainvestoinnin kohdalla eri palveluntarjoajien välillä voi olla tuhansien eurojen hintaero. Lisäksi eri yrityksillä on erilaisia hinnoittelumalleja. Kustannukset kannattaakin laskea tarjouksia vertaillessa elinkaarena noin kolmen vuoden arvioidun myynnin perusteella, jotta kokonaiskuva hahmottuu.

Teknisen tuen osalta kaava on aika selkeä: yleensä suuret toimijat tarjoavat pienempiä paremman tukipalvelun, vaikka itse käyttöönottoprosessi saattaa olla pienillä yrityksillä täysin kilpailukykyinen.

Laajennettavuus syytä ottaa huomioon

Selkeästi eniten vaikeuksia yrityksillä on tarvittavien teknisten ominaisuuksien määrittelyssä. Tämä tuntuu myös helpolta paikalta säästää – ”eihän me tarvita näitä integrointeja kun volyymi on suhteellisen pientä ja aiemminkin on pystytty hoitamaan samat asiat käsin”. Kannattaa kuitenkin pitää mielessä, ettei uutta verkkokauppaa yleensä perusteta sen takia, että voitaisiin tehdä asiat kuten ennenkin.

Keskeinen juttu on muistaa alustan laajennettavuus: vaikka esimerkiksi kirjanpitointegraatiota ei juuri nyt tarvittaisikaan, ei sen huomioiminen tarjouspyynnössä maksa mitään. On tärkeä hahmottaa mihin tulevaisuuden tarpeisiin käyttöön otettava alusta taipuu ja mihin hintaan, jottei kilpailutusta ja aina työlästä käyttöönottoprosessia tarvitse uusia taas parin vuoden päästä.

Myös edellä mainittuihin piilokustannuksiin kannattaa suhtautua hyvin vakavasti. Jokainen yrittäjä tietää, että työntekijöiden aika on kallista – ja tärkeää on muistaa että niin on yrittäjän omakin aika. Siksi esimerkiksi kirjanpitoon liittyvä, rutiininomaiseen tiedonsiirtoon kulutettava aika kannattaa yrittää minimoida.

Automaation kehittämisen tiekartta

Mistä sitten tietää, millaisia ominaisuuksia oman verkkokaupan taustalta pitäisi löytyä?

Eri kokoisten kauppojen ja erilaisten tarpeiden välille voi piirtää karkean tiekartan, jonka kautta pohtimalla omalle kaupalle sopiva palvelutaso varmasti löytyy.

1. Ensimmäisessä vaiheessa tärkeintä on kuluttajan prosessin huomioiminen: että kaupasta voi tilata tuotteita, ja että tilauksen toimitus onnistuu omaan, mieluiseen toimituspisteeseen ja maksaminen kuluttajan suosimalla maksutavalla. Yleisimmät toimitus- ja maksutavat on aina syytä löytyä, jotta asiakas ei jätä ostosta kesken.
2. Seuraavassa vaiheessa mietitään varastonhallintaa: onnistuuko varastosaldojen ylläpito käsin muiden töiden ohessa vai automatisoidaanko tämä tapahtumaan suoraan verkkokauppa-alustan kautta. Miten varastoon tuleva tavara kirjataan järjestelmään? Käsin näpyttelemällä vai viivakoodinlukijan kautta?
3. Keskeinen huomioitava asia on kirjanpidon integraation taso. Jos kaupan volyymi on pieni, voi raportit hakea ja koota itse käsin verkkokaupan ja maksutapojen omista raportoinneista. Tähän kuluva aika kannattaa kuitenkin laskea tarkkaan, ja osa pienistäkin yrityksistä automatisoi koko kirjanpidon siten, että raporttitiedot siirtyvät rajapinnan yli automaattisesti tilitoimistolle.
4. Suurimmilla verkkokauppiailla koko ketju on automatisoitu täysin, jolloin tilauskäsittelijää ei tarvita lainkaan, ja koko prosessi tilauksen kirjautumisesta varastoarvoon aina maksutapahtuman siirtymiseen kirjanpitoon tapahtuu automaattisesti. Lisänä voi olla integroituna markkinoinnin automaatiota, jolloin koko verkkokauppanäkymä mukautuu kulloisenkin asiakkaan mukaan.

Lue myös:

Opas verkkokauppa-alustan valinnasta

Verkkokauppa-projektin johtamisen opas