Tietosuojaseloste – Paytrailin markkinoinnin ja myynnin järjestelmät

Tietosuojaseloste – Paytrailin markkinoinnin ja myynnin järjestelmät

27.1.2022

1. Yleistä

Tällä tietosuojaselosteella annetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 (jäljempänä tietosuoja-asetus) sekä kansallisen tietosuojalain (2018/1050) edellyttämiä tietoja yhtäältä rekisteröidylle eli rekisterinpitäjän asiakkaalle ja toisaalta valvovalle viranomaiselle.

2. Rekisterinpitäjä

Paytrail Oyj, jäljempänä ”Paytrail”.

3. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Markku Hänninen
Innova 2
Lutakonaukio 7
40100 Jyväskylä
Finland

Yhteydenotot Paytrailin asiakaspalvelun kautta: www.paytrail.com/yhteystiedot

4. Rekisterin nimi

Paytrailin markkinoinnin ja myynnin järjestelmien tietorekisteri.

Rekisterin rekisteröityjä ovat Paytrailin kauppiasasiakkaat sekä henkilöt, jotka ovat myyntitoimien tai markkinoinnin kohteena.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietoja käytetään myyntiin, markkinointiin, suoramarkkinointiin, profilointiin ja markkinoinnin kohdistamiseen asiakkaille, asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen, kyselyiden toteuttamiseen sekä tilastoitiin liittyviin tarkoituksiin.

Henkilötietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklaan. Rekisterin käyttämät henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet sekä esimerkkejä kullakin perusteella suoritettavasta käsittelystä alla:

 

6. Rekisterin tietosisältö

Paytrailin markkinoinnin ja myynnin järjestelmään tallentuvat:

- sähköpostiosoite
- rekisteröidyn IP-osoite
- sosiaalisen median profiilitietoja *
- käyttäjäprofiili **
- Paytrailin sivuston käyttötiedot ***

Lisäksi rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja, jos henkilö tietoja Paytrailille luovuttaa.

- etunimi
- sukunimi
- osoitetiedot
- puhelinnumero
- rekisteröidyn yritys tai muu organisaatio
- sähköinen yhteydenpito myynnin kanssa
- tiedot postituslistoille liittymisistä

* Tietoa muun muassa rekisteröidyn julkisista Facebook-, Twitter- ja LinkedIn-profiileista.
** Markkinoinnin järjestelmä luokittelee rekisteröidyn käyttäjäprofiilin, jonka perusteella Paytrailin myynti saattaa kontaktoida rekisteröityä.
*** Sivuston käyttötiedot sisältävät www.paytrail.com-sivuston osalta vierailutietoja, kuten mitä materiaaleja rekisteröity on ladannut, millä sivuilla rekisteröity on vieraillut.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Paytrailin asiakkaiden osalta tiedot saadaan Asiakkaalta itseltään hänen edustamansa yrityksen/yhteisön solmiessa sopimuksen Paytrailin kanssa tai Asiakkaan muokatessa tietojaan. Näin toimiessaan Asiakas hyväksyy tietojensa käytön tämän rekisteriselosteen kohdan 5 mukaisessa tarkoituksessa.

Rekisteröidyn luovuttamat tiedot hänen käyttäessään www.paytrail.com-sivustoa tai ottaessaan yhteyttä Paytrailin myyntiin.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa ja samaan konserniin kuuluville yhtiöille lain sallimissa rajoissa. Rekisteriin tallennetut asiakkaan yhteystiedot (nimi, osoite, puhelinnumero) ovat saatavilla palvelujen tai tuotteiden myyjälle asiakaspalvelua varten.

9. Kansainväliset tiedonsiirrot

Tietoja voidaan siirtää lain sallimissa rajoissa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Siirtoja EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle tehdään vain siinä tapauksessa, että tarpeelliset suojakeinot ovat käytössä, kuten:

A. Maa on EU-komission toimesta todettu omaavan riittävän hyvän suojaustason henkilötiedoille.
B. Suojakeinoista varmistutaan käyttämällä EU-komission tarjoamia mallilausekkeita sopimuksissa henkilötietojen siirroista. *

* Pyrimme varmistumaan siitä, että alihankkijoidemme käyttämissä sopimuslausekkeissa on aina tuorein versio GDPR:n oikeuskäytänteen perusteilla.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojen käsittelystä.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti tai sähköisesti kohdassa 3 mainitulle rekisterin yhteyshenkilölle. Tarkastuspyynnön voi tehdä maksutta kerran vuodessa. Rekisterinpitäjä voi periä kohtuullisen hallinnollisen maksun rekisteröidyn pyytämistä lisäjäljennöskappaleista. Rekisteröidyllä Maksajan tiedot ovat tallessa maksutoimeksiantokohtaisesti eikä tietoja päivitetä maksutoimeksiannon aikana.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon korjausta ja tietojen päivittämistä.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa ja rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä.
Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, voidaan suostumus peruuttaa ilmoituksella. Suostumuksen peruutus ei kuitenkaan estä niiden henkilötietojen käsittelyä, jotka on saatu käsittelyyn ennen suostumuksen peruutusta.

Rekisteröidyllä on oikeus unohdukseen, maksupalvelun osalta tietoja säilytetään viisi vuotta maksutapahtumasta lakiin perustuvilla syillä, jonka jälkeen ne automaattisesti poistetaan/anonymisoidaan.

Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle.

11. Henkilötietojen säilytys

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin rekisteröity on aktiivinen. Ei-aktiiviset rekisteröityneet poistetaan vuoden ei-aktiivisuuden jälkeen tai pyynnöstä.

Asiakkaiden henkilötiedot poistetaan vuoden kuluttua sopimussuhteen päättymisestä, jos ei asiasta ole erikseen muuta sovittu.

12. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tiedot on suojattu asianmukaisesti sähköisesti sekä fyysinen pääsy on rajoitettu ja valvottu. Rekisterin käyttö on rajoitettu ja jokaisella rekisterin käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana.

Sopivia suojakeinoja käytetään, jotta henkilötiedot ovat turvassa tuhoutumiselta, häviämiseltä ja laittomilta muutoksilta. Paytrailin henkilöstöllä ja Paytrailin palvelun tietojen käsittelyyn osallistuvalla alihankkijoiden henkilöstöllä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin asiakastietoihin.

Rekisterinpitäjä on suojannut tiedot asianmukaisesti teknisesti ja organisatorisesti. Rekisterin suojauksessa käytetään mm. seuraavia keinoja:

- laitteistojen ja tiedostojen suojaus
- kulunvalvonta
- käyttövaltuudet
- käyttäjien lokitiedot
- käsittelyn ohjeistus ja valvonta
- Rekisterinpitäjä edellyttää myös alihankkijoiltaan käsiteltävien henkilötietojen asianmukaista suojaamista.