Paytrail tilitykset kirjanpitoon – Näin teet sen oikeaoppisesti ja tehokkaasti

Maksunvälittäjien käyttö on nykyaikaisissa verkkokaupoissa välttämätöntä. Se tarjoaa asiakkaille kätevän tavan maksaa tuotteista ja palveluista, samalla kun se tarjoaa yrityksille nopean ja turvallisen tavan vastaanottaa maksuja. 

Maksunvälittäjän tilitysten vieminen kirjanpitoon voi vaikuttaa välillä monimutkaiselta ja työläältä prosessilta. Tässä artikkelissa Jaana Eronen, Business Development Manager Procountorista / Accountor FMS:ssä, jakaa asiantuntemuksensa siitä, miten voit kirjata maksunvälittäjän tilitykset kirjanpitoon sekä tehokkaasti että oikeaoppisesti. Jaanalla on kymmenien vuosien kokemus taloushallinnon alalta. Hänen kokemuksensa kattaa ohjelmistojen yhteensovittamisen sekä asiakkaille oikeiden ratkaisujen löytämisen, sekä hänellä on myös Business Controller-taustaa pörssiyhtiöstä.

Maksutapahtumien hallinta ja tilitysten kirjaaminen

Kun yritys vastaanottaa maksuja maksunvälittäjän kautta, on tärkeää ymmärtää, että osa maksusta pidätetään maksunvälittäjän palvelumaksuina. Jäljelle jäävä summa tilitetään yrityksen tilille tietyn ajan kuluttua maksusta. Paytraililla pystyt valitsemaan itsellesi sopivan tilityssyklin, kuten päivittäin, viikoittain tai tarvittaessa vaikka vain kerran kuussa. Tilitysten kirjaaminen kirjanpitoon vaatii tarkkuutta ja huolellisuutta, jotta yrityksen tulot ja kulut merkitään varmasti oikein ja oikeille tileille.

Oletetaan että käytät Paytrailia maksunvälittäjänä verkkokaupassasi. Kun asiakas maksaa tuotteen Paytrailin kautta, Paytrail pidättää maksusta tietyn prosenttiosuuden palvelumaksuna. Sinun täytyy seuraavaksi merkitä kirjanpitoon verkkokaupasta tullut kokonaismyynti oikeiden  ALV-prosenttien mukaan, tarkastaa tilitysraportista maksunvälittäjän osuudet sekä merkitä ne omille kulutileillesi. 

On tärkeää viedä tilitykset kirjanpitoon säännöllisesti, vähintään kerran kuukaudessa, jotta ALV-raportointisi pysyy ajan tasalla. Jos kuitenkin haluat, että talouden seurantasi on ajantasaisempaa, suosittelemme tekemään tämän vähintään viikoittain.

Tilitysten säännöllisyydestä kirjanpidossa keskustellaan usein. Kuvitellaan tilanne, jossa ajat pimeässä ilman kunnon valoja – et näe selvästi eteesi, ja riski virheisiin kasvaa. Sama pätee yrityksen kirjanpitoon: jotta se pysyy hallinnassa ja tarjoaa reaaliaikaista tietoa yrityksen tilanteesta, tilitykset tulisi tehdä päivittäin. Tämä on erityisen tärkeää myös kassanhallinnan näkökulmasta.

Kun verkkokaupan kirjanpito automatisoidaan, se tuo mukanaan monia etuja. Manuaaliseen työhön käytetty aika vähenee merkittävästi, ja virheiden riski pienenee. Automatisoinnin ansiosta myyntien ja tilitysten täsmäyttäminen käy myös vaivattomammin, ja epäselvyydet vähenevät.

“Automaation myötä volyymibisneksen katteet kohoavat, kun aikaa vapautuu manuaalisesta työstä muihin tehtäviin”, toteaa Jaana.

Automaatioilla säästöä ja helpotusta arkeen

Maksunvälittäjien tilitysten vienti ja kulujen kirjaaminen kirjanpitoon vaatii yleensä manuaalista työtä kirjanpitäjältä tai yrityksen taloushallinnosta vastaavalta. Ensimmäiseksi kaikki tarvittava tieto tulee kerätä yhteen paikkaan myynneistä, arvonlisäveroista, kuluista ja myyntipäivistä. Tämän jälkeen näiden tietojen pohjalta luodaan tarvittavat tositteet ja kirjaukset taloushallinnon ohjelmistoon. 

Pienille yrityksille tämä voi tarkoittaa kuukausitasolla muutamia tunteja kirjanpidon manuaalista työtä. Suuremmilla verkkokaupoilla työmäärä voi kuitenkin nousta useisiin tunteihin tai jopa päiviin, kuukaudesta toiseen.

Toistuvasti samojen manuaalisten kirjanpitotehtävien hoitaminen ei välttämättä aina ole kovin innostavaa. Pidemmän päälle tämä saattaa vaikuttaa myös työn tehokkuuteen. Automatisoimalla nämä tehtävät, yhdistämällä Paytrailin ja Procountorin järjestelmät, voit vähentää manuaalisen työn määrää merkittävästi.

Yhteistyössä kehitetty tehokas ratkaisu

Paytrail, Procountor ja Flashnode ovat yhteistyössä kehittäneet valmiin automaation, joka mahdollistaa Paytraililla maksettujen tilausten siirtymisen automaattisesti eri järjestelmien välillä. Samalla myös maksunvälittäjän kulut kohdistuvat kirjanpitoon oikeille tileille. 

Automaatiolla voidaan tehdä aiemmin kirjanpitäjän tekemät tosite viennit Procountoriin vaivattomasti, samalla säästäen tunteja työaikaa kuukausittain. Automaatio tekee jokaisesta Paytrailin tilitysraportista yhden myyntilaskun, joka Paytrailin tilityksen myötä automaattisesti merkitään maksetuksi yrityksen kirjanpitoon. Yrityksellä on mahdollista valita, mihin kirjanpidon tileihin nämä tapahtumat kirjataan.

Verkkokauppatilausten ja tilitysten kohdistaminen oli aiemmin kirjanpitäjälle manuaalista työtä, mikä vei paljon aikaa. Uuden automaatioratkaisun ansiosta nämä tehtävät hoidetaan nyt ajallaan ja virheettömästi ilman manuaalista työtä.

Kirjanpitäjä on yritykselle arvokas kumppani, joka voi tarjota paljon muutakin kuin pelkän numeroiden käsittelyn. Sen sijaan, että kirjanpitäjä käyttäisi aikaa raporttien manuaaliseen tallentamiseen, hän voi panostaa enemmän yrityksen liiketoiminnan kehittämiseen kuten tulevaisuuden tuloksen ennustamiseen, verojen suunnitteluun ja kassanhallintaan.

Prosessin automatisointi on merkittävä parannus, joka helpottaa kirjanpitäjän työtä ja varmistaa, että kaikki tiedot ovat aina oikein ja ajan tasalla.

“Asiantuntijan aika olisi parasta käyttää yrityksen liiketoiminnan tukemiseen. Kun automaatio vapauttaa aikaa, kirjanpitäjä voi keskittyä olennaiseen”, toteaa Jaana.

Automaatioilla tehoa kirjanpitoon

Automaatiolla tehokkuus paranee, virheet vähenee ja taloushallinto pysyy jatkuvasti ajan tasalla. Kun yrityksellä on jatkuvasti saatavilla Procountorissa lähes reaaliaikainen tieto tuloista ja kuluista, niin kannattavuus ja edellytykset kasvun tekemiseen paranevat. Jos tehostat yritystäsi sen alkuvaiheessa automaatioilla, niin helpotat arkeasi merkittävästi. Automaatiosta saatavat selkeät hyödyt ja säästöt näkyvät selvemmin, kun liiketoimintasi hieman kasvaa.

Vaikka maksunvälittäjän tilitysten kirjaaminen kirjanpitoon voi aluksi tuntua haastavalta, oikeanlaisilla työkaluilla ja prosesseilla tehtävä muuttuu huomattavasti sujuvammaksi.  

Jos haluat oppia lisää aiheesta, osallistu webinaariimme 28.5., jossa käsittelemme tarkemmin tehokasta verkkokaupan kirjanpitoa ja esittelemme itse käyttöönotettavan Paytrail-Procountor -integraation. Ilmoittaudu mukaan ja ota askel kohti tehokkaampaa talouden hallintaa!

Ps. Kyseinen automaatio Paytrailin ja Procountorin välille on jo saatavilla, ja tarjoamme maksuttoman ohjeistetun käyttöönottoprosessin ensimmäiselle kymmenelle asiakkaalle. Ota yhteyttä meihin, jos haluat kuulla lisää.

Kirjoittaja: 

Ville Viljanmaa, toimitusjohtaja, Flashnode Oy

Flashnode on integraatioratkaisujen tarjoaja, joka tekee tiedonsiirron eri järjestelmien välillä vaivattomaksi, varmistaa tehokkaan synkronoinnin ja tarjoaa luotettavuutta liiketoiminnan integraatioihin.