Suomen Agilityliitto helpottaa harrastamista ja kisaamista digitalisaation avulla

Vielä 2000-luvun alussa agilityn maailma oli hyvin erilainen. Tiedot kilpailuista löytyivät lajia käsittelevän lehden  ilmoituksista ja Koiramme-lehdestä, kilpailukutsuja ja ilmoittautumisia läheteltiin postitse, samoin tuloksia seuroista liitoille. Nyt Suomen agilityliitto (Sagi) on kuitenkin lajiliittojen kärkipäässä, kun katsotaan sitä, kuinka lajiliitot hyödyntävät digitalisaation mahdollisuuksia.

Mistä kaikki sai alkunsa?

"Muistan, kun 2000-luvun alkupuolella näin, miten Kirkkonummen kennelkerhossa otettiin kisailmoittautumisia vastaan kirjepostina. Toimintatapa ei vaikuttanut kovinkaan järkevältä ja niinpä lähdin kehittämään seuralle sellaista ilmoittautumisjärjestelmää, joka mahdollistaisi sekä kilpailukutsujen että ilmoittautumisten hoidon sähköisesti." muistelee Timo Eskola.

Näin sai alkunsa ensimmäinen versio nykyisin  tuhansia kilpailijoita palvelevasta kilpailukalenterista ja ilmoittautumisjärjestelmästä. Lisäksi tehtiin myös tulosohjelma, eikä tuloksia tarvinnut enää pyöritellä exceleissä. Pian myös muut seurat ottivat nämä ratkaisut käyttöönsä.

Digitalisaation avulla kehitetään lajia ja kevennetään seurojen työtaakkaa

Kun Sagi vuonna 2006 perustettiin,  ilmoittautumiset ja kisojen hallinnointi haluttiin hoitaa keskitetysti ja uusi ilmoittautumisjärjestelmä rakennettiin Timon aikaisemmin kehittämän järjestelmän päälle. Samalla tulosohjelmaa kehitettiin eteenpäin ja se saatiin samaan pakettiin mukaan.

"Lähestymistapamme digitalisaatioon on hyvin pragmaattinen: Tavoitteenamme on tehdä asioita, jotka helpottavat harrastus-, kilpailu- ja kurssitoimintaa".

Näin toteaa Sagin Pirkka Liukkonen, joka Timo Eskolan tapaan kuuluu Sagin IT-työryhmään ja joka on mm. kehittänyt erityistapahtumissa, kuten maajoukkuekarsinnoissa, käytetyn tulospalvelujärjestelmän, joka eroaa joiltain osin tavallisissa kisoissa käytettävästä järjestelmästä.

Ilman selkeää tavoitetta ja digitaalisten ratkaisujen hyödyntämistä laji ei olisi voinut kehittyä nykyiseen mittakaavaansa. Harrastajia tämänurheilulajin parissa liikkuu 13 000 ja kilpailustartteja on vuositasolla yli 100 000.

Näin Sagi tukee jäsenseurojaan digitalisaation avulla

1. Kilpailukalenteri ja ilmoittautumisjärjestelmä

Liitolla on keskitetty kilpailukalenteri ja ilmoittautumisjärjestelmä, jossa näkyvät haetut kisat ja jossa pääsee myös ilmoittautumaan. Kilpailijan ei tarvitse kuin kirjautua sisään, valita kilpailut, joihin ilmoittautuu, tehdä pari valintaa rasti ruutuun -menetelmällä ja maksaa. Maksu tosin tehdään vielä perinteiseen tapaan ilmoittautumisjärjestelmän ulkopuolella.  

Liukkonen on tyytyväinen kilpailukalenteriin ja ilmoittautumisjärjestelmään: "Keskitetty kilpailukalenteri on otettu hyvin käyttöön seurojen taholta. Seuroilla on vapaus hoitaa ilmoittautumiset haluamallaan tavalla, kunhan lupa kisoihin vaan haetaan liitolta ja tulokset toimitetaan tietyssä muodossa. Kaikki kuitenkin käyttävät keskitettyjä järjestelmiä, mikä kertoo järjestelmän toimivuudesta."

Koska ilmoittautumisten käsittely on helpottunut, voidaan ilmoittautuminen pitää auki hyvinkin pitkään. Jotkut seurat kokeilevat juuri nyt toimintatapaa, jossa otetaan  ilmoittautumisia vastaan kilpailuja edeltävään päivään saakka. Tämä puolestaan mahdollistaa kilpailijamäärän kasvattamisen.

Jyväskylän Agility Team ry:n Laura Mättö muistelee huvittuneena aikaa, jolloin papereita läheteltiin edes takaisin ja tietoja merkattiin ja tarkastettiin käsin:

Ilmoittautumisjärjestelmä on lopettanut kokonaan paperi-ilmoittautumiset. Ennen starttimäärät oli pienempiä, mutta työmäärä ihan hirveä. Sama ei mitenkään onnistuisi nykyisillä kisaajamäärillä.

Kilpailijat hyödyntävät liiton ja seurojen digitaalisia palveluja mielellään ja ahkerasti. "Suunnittelen kisakauden Sagin kilpailukalenterin avulla, se on minulle tärkeä palvelu", kertoo Elina Kuikka, Jyväskylän Agility Team ry:tä edustava agilityharrastaja ja seuran kilpailutoimikunnan jäsen.

2. Agilityohjelma ja tulosjärjestelmä

Liitolla on tulosjärjestelmä ja live-tulospalvelu, jota käytetään yhä enemmän.  Tulokset kirjataan kilpailupaikalla agilityohjelmaan, joka toimii ilman nettiyhteyttä. Ohjelma kehitettiin Eskolan mukaan aikana, jolloin nettiyhteyksiä ei vielä kisapaikoilta löytynyt. Tästä syystä ohjelmaan pitää vielä erikseen ladata kilpailuun liittyvät tiedot ja tulokset pitää sieltä kilpailujen jälkeen toimittaa Sagin intraan. 

"Livetulospalvelu on ollut hyvä, uusi kokeilu seurassamme. Se oli meillä marraskuussa ensimmäisen kerran käytössä ja vaikka sitä ei mitenkään mainostettu, sana levisi ja tuloksiin linkkaavan sivun kävijämäärä nousi yli 600 % normaalista." Laura Mättö kertoo.

3. live-lähetykset ja some tuovat arvokisat kotikatsomoihin

"Omien kansallisten ja kansainvälisten kisojen osalta olemme onnistuneet hyödyntämään verkkoa erityisen hyvin", kertoo Liukkonen. Esimerkiksi SM-kisojen yksilöfinaaleita  seurasi viime vuonna YouTuben statistiikan mukaan yli 12 000 henkeä.

Arvokisoista välitetään some kautta myös valtavasti kuvamateriaalia ja tulokset päivittyvät reaaliaikaisesti kaikkien näkyville. Blogiin koostetaan tärkeät linkit arvokisojen seuraajille ja julkaistaan juttuja kisoista.

4. Dataan perustuvaa päätöksentekoa

Sagi kerää jatkuvasti tietoa mm. agilityohjelman kautta, johon syötetään kilpailuista ja suorituksista tarkkoja tietoja. "Laji etenee koko ajan kovaa vauhtia ja haluamme pitää Suomen agilityurheilun huippumaana. Tässä voimme hyödyntää digitalisaation mahdollisuuksia esimerkiksi keräämällä ja hyödyntämällä dataa. Dataa hyödynnetään esimerkiksi silloin, kun mietitään sääntömuutoksia tai valmennuksia."

"Kilpailijoiden taso nousee koko ajan ja siksi esimerkiksi maajoukkuekarsintojen kriteereitä joudutaan vuosittain tiukentamaan ja laskemaan datasta se, mikä olisi odotettu vaikutus itse kilpailulle", Liukkonen jatkaa.

Tulevaisuudessa mm. automaattista tiedon siirtoa, sähköisiä kisakirjoja ja verkkomaksamista

Pirkka Liukkonen näkee tulevaisuudessa monia uusia mahdollisuuksia digipuolen hyödyntämiseen:  "Tänä vuonna haasteena on kilpailu- ja tulosjärjestelmän uudistaminen, jotta voimme sen yhteyteen tuottaa entistä helpommin uusia palveluja ja karsia turhaa työtä. Haluamme, esimerkiksi että tulosten välittäminen kennelliiton jalostusrekisteriin tapahtuisi automaattisesti, mikä poistaisi nykyisin esiintyvän pitkän, jopa kuukausien viiveen."

Tiedon liikkuminen eri järjestelmien välillä on haaste myös Eskolan mukaan: "kilpailuanomusten tekeminen ja toteutus on eri ihmisten tekemä kuin ilmoittautumisjärjestelmä ja kilpailukalenteri. Yhteentoimivuus ei ole optimaalinen, joten se vaatii kehittämistä. Tulospalvelu taas on saatava toimimaan yhteen Sagin tietojärjestelmien kanssa, jotta jatkuvasti elävät sääntömuutokset ja vaatimukset voidaan huomioida helpommin".

Liukkosen mielestä olisi luontevaa, jos maksaminen saataisiin ilmoittautumisjärjestelmään joskus tulevaisuudessa mukaan. "Se olisi kätevää, jos ilmoittautumisen yhteydessä voisi suorittaa maksun ja kisajärjestäjällä olisi varmuudella tieto, että ilmoittautuminen on maksettu." Eskola on samoilla linjoilla: "kieltämättä on pieni puute, kun maksaminen puuttuu ja se teettää seuroille työtä". Mättö avaa ongelmaa:

Tällä hetkellä maksuja joutuu tarkistamaan arkistointitunnusten perusteella, eikä sitä välttämättä ehdi kukaan tekemään, mikä luo riskin haamumaksuille. Olisi hyvä, jos osallistuminen tulisi voimaan vasta maksun tapahduttua.

"Kilpailijan näkökulmasta tykkäisin myös siitä, että maksamisen voisi tehdä vaikkapa luotolla, koska  palkkapäivä ei aina sijoitu sopivasti ennen isompia kisoja.", Mättö pohtii. Verkkomaksamista toivoo Kuikkakin vaikka onkin tottunut nykyiseenkin toimintatapaan:  "Nyt sähläystä, pitää olla useampi selain  ja verkkopankki auki."

Digitalisaation hyödyntämistä on Liukkosen mukaan pohdittu myös oppimisympäristöjen näkökulmasta: "Oppimisympäristöstä on ollut erilaisia kokeiluja". Liukkonen näkisi myös videotekniikan hyödyntämisen uutena mahdollisuutena lajille: "voisimme videotekniikan avulla hakea optimaalisia ohjauksia.  Tämä tukisi liiton tavoitetta panostaa siihen, että Suomi pysyisi lajin huippumaana."

Ja vaikka paperittomuudesta on puhuttu jo pitkään, siinä on edelleen haasteensa myös Sagilla: Tulokset tulevat sähköisesti, mutta kisapaikoilla pyörii edelleen monenlaisia pakollisia lomakkeita, joita pitää toimittaa eri paikkoihin. Tähän liittyen Eskola esittelee oman toiveensa: "Haluaisin, että pääsisimme eroon paperisista kilpailukirjoista".

Tästä esimerkillisestä lajiliitosta ja sen jäsenseuroista voisi moni liitto ja seura ottaa mallia!

Paytrail Sportti helpottaa liiton, seurojen ja kilpailijoiden välistä rahaliikennettä verkossa

Paytrail sportti on kehitetty helpottamaan liiton, seuran ja osallistujan välistä ilmoittautumismaksuihin liittyvää rahaliikennettä. Osallistu webinaariin ja kuule miten!