Verkkokaupan kirjanpidon automatisointi tuo tehokkuutta, tarkkuutta ja säästöä

Monet verkkokauppiaat yllättyvät yrityksen kirjanpidon kustannuksista. Samoin heitä askarruttavat kysymykset siitä, miten saada verkkokaupan kirjanpito tehokkaaksi ja millaista taustatyötä olisi kannattavaa automatisoida. Näillä tekijöillä voi olla ratkaiseva rooli myös liiketoiminnan kannattavuuden kannalta.

Tässä artikkelissa tarkastelen, miten yrityksessäsi voisi tehostaa verkkokaupan kirjanpitoa ja miksi eri toimien automatisointi on tärkeää.

Automaatio säästää resursseja sekä parantaa tarkkuutta ja luotettavuutta

Verkkokaupan kirjanpidon tehokkuus on suoraan yhteydessä ajan ja resurssien säästöön, sillä manuaalinen kirjanpito vie paljon aikaa ja altistaa virheille.

Automatisoimalla kirjanpitoa voit vapauttaa aikaa tuottavampiin tehtäviin, kuten esimerkiksi myynnin edistämiseen. Lisäksi automaatio vähentää virheiden riskiä ja mahdollistaa reaaliaikaisen kirjanpidon seurannan, mikä on erityisen tärkeää nopeatempoisessa verkkokaupassa. Ilman reaaliaikaisuutta tulot ja menot saattavat olla kirjanpidossa ajan tasalla kuukausittain vain yhden päivän ajan.

Automaatio vähentää virheitä

Virheet kirjanpidossa voivat käydä kalliiksi, ja ne voivat johtaa myös seuraamuksiin, kuten verottajan toimenpiteisiin. Automaatioiden avulla pystyt vähentämään manuaalisten virheiden määrää: hyvin määritetyt integraatiot ja automaatiot  suorittavat toistuvia tehtäviä johdonmukaisesti ja tarkasti. 

Automaatiovaihtoehtoja löytyy erilaisiin tarpeisiin

Jos tilaus- ja tuotemäärät verkkokaupassasi ovat pieniä tai varastojen ajantasaisuudella ei ole suurta merkitystä, automaatiosta ei välttämättä kannata maksaa suuria summia. Onneksi nykyään on helppo löytää erilaisia automaatiovaihtoehtoja, joiden joukosta voi löytää oman yrityksen tarpeisiin soveltuvan ratkaisun.

Jos kuitenkin olet joskus miettinyt, kuinka paljon sinulla kuluu aikaa tietojen siirtämiseen tai päivittämiseen paikasta toiseen, jatka lukemista! Seuraavaksi on vuorossa hieman vinkkejä kirjanpidon automatisointiin ja siihen, miten se kannattaa aloittaa.

Mistä aloittaa verkkokaupan kirjanpidon automaatio?

Jos harkitset kirjanpidon automaatioiden käyttöönottoa omassa verkkokaupassasi, tässä muutamia vinkkejä, jotka auttavat sinua aloittamaan:

1. Arvioi nykyiset prosessit: Tunnista manuaaliset ja aikaa vievät osa-alueet. Missä sinulla on mahdollisuus tehostaa toimintoja? Etsi pullonkaulat ja kohteet, jotka hyötyisivät automaatiosta.
2. Määritä tarpeet ja tavoitteet: Ennen automatisoinnin aloittamista on tärkeä selvittää oman verkkokaupan tarpeet ja tavoitteet. Mitä haluat automatisoida? Onko se kirjanpidon viennit, laskutus, tilausten käsittely, varastonhallinta tai jotakin muuta? Määritä selkeät tavoitteet, jotka auttavat sinua keskittymään oikeisiin asioihin.
3. Tutki ja tutustu: Tutustumalla integraatioihin voit saada paremman käsityksen siitä, mitä ne tarjoavat. Ota yhteyttä automatisointipalveluita tarjoaviin yrityksiin ja pyydä lisätietoja tai ohjausta sopivan ratkaisun valinnassa. Monet ohjelmistojen marketplace- tai kumppanisivustot tarjoavat lisätietoa integraatioista sekä niiden hinnoittelusta. Voit löytää helpotusta arkeesi jo muutamalla kymmenellä tai sadalla eurolla kuussa.
4. Seuraa ja arvioi tuloksia: Seuraa automaation vaikutuksia verkkokauppasi toimintaan. Voit esimerkiksi mitata ajan säästöä, tehokkuuden kasvua, virheiden vähenemistä ja asiakaskokemuksen kehittymistä.
5. Pidä jatkuva kehitys mielessä: Muista, että automatisointi on investointi tulevaisuuteen. Vaikka se voi alkuun vaatia hieman aikaa, resursseja ja vaivaa, sen pitkän aikavälin hyödyt ovat monesti merkittäviä: automatisointi auttaa sinua keskittymään olennaiseen, kuten liiketoimintasi kehittämiseen.

Mitkä ovat tyypillisiä automaatioita verkkokaupoissa?

Tässä listattuna kirjanpitoon ja taloushallintoon liittyviä tyypillisiä automaatioita suomalaisissa verkkokaupoissa:

1. Tilaus- ja laskutustietojen automaattinen siirto verkkokaupasta taloushallintoon.
2. Maksupalveluntarjoajan tilitysten automaattinen kohdistus verkkokaupasta vietyihin tilauksiin siten, että provisiot ja myynnit ovat kohdistettuna oikeille tileilleen.
3. Maksustatuksien siirto taloushallinnosta verkkokauppaan.
4. Tuotetietojen siirto taloushallinnon tai ERP:n ja verkkokaupan välillä.
5. Varastosaldojen päivittäminen verkkokaupan ja taloushallinnon tai ERP:n välillä.
6. Asiakasrekisterien päivittäminen ERP:n ja verkkokaupan välillä.
7. Asiakaskohtaisten hinnastojen päivittäminen ERP:n ja verkkokaupan välillä.
8. Ostojen automatisointi varastotasojen mukaan.

Vapauta aikaa ja keskity strategisiin tehtäviin

Verkkokaupan kirjanpidon automatisointi on tärkeä askel kohti tehokasta liiketoimintaa. Sillä säästät aikaa, parannat tarkkuutta ja luotettavuutta sekä saat reaaliaikaista tietoa yrityksesi taloudellisesta tilanteesta. Automatisointi mahdollistaa resurssien vapauttamisen strategisimpiin tehtäviin, kuten verkkokaupan markkinointiin, mikä puolestaan edistää verkkokaupan kasvua.

On kuitenkin tärkeää muistaa, että automatisointi ei ole kertaluontoinen projekti, vaan jatkuva prosessi, johon kannattaa panostaa. Verkkokauppiaiden tulisi sitoutua jatkuvaan kehitykseen ja parannuksiin, kun teknologia ja markkinat kehittyvät. Uusien integraatioiden ja työkalujen tutkiminen sekä hyödyntäminen auttavat pitämään verkkokauppasi kilpailukykyisenä ja tehokkaana. 

Paytrail ja Flashnode auttavat sinua, kun mietit minkälaisista maksuliikenteeseen ja yrityksesi muihin toimintoihin liittyvistä automaatioista ja integraatioista voisit hyötyä. Neuvomme mielellämme alkuun pääsemisessä – ota yhteyttä, ja jatketaan keskustelua!

Ps. tutustu myös maksuttomaan kirjanpito-oppaaseemme!

Kirjoittaja: 

Ville Viljanmaa, toimitusjohtaja, Flashnode Oy

Flashnode on integraatioratkaisujen tarjoaja, joka tekee tiedonsiirron eri järjestelmien välillä vaivattomaksi, varmistaa tehokkaan synkronoinnin ja tarjoaa luotettavuutta liiketoiminnan integraatioihin.