Miten valita omaan toimintaan sopivin ERP-järjestelmä?

Kun kauppa kasvaa, erilliset järjestelmät eivät riitä. Toiminnanohjausjärjestelmä, eli ERP integroi kaikein yhdeksi. Toiminnanohjausjärjestelmä, eli ERP integroi muun muassa tuotannon, jakelun, varastonhallinnan, myynnin ja ostot markkinoinnin yhden järjestelmän alle. Kun yrityksesi ydinprosessit hyödyntävät samaa tietokantaa, voivat eri liiketoiminnan prosessit keskustella keskenään reaaliaikaisesti ERP-järjestelmiä on kuitenkin erilaisia, joten miten verkkokauppias siis voi valita helpoiten itselleen sopivan vaihtoehdon?

ERP tuo toimintaan tehokkuutta ja läpinäkyvyyttä. Voit luottaa tiedon oikeellisuuteen ja tosiaikaisuuteen, kun data ei jää erillisiin siiloihin. Esimerkiksi todellinen varastotilanne palautuksineen kaikkineen on aina tiedossa. ERPin myötä poistuu tietojen moninkertainen kirjaaminen erillisiin järjestelmiin ja tilalle tulee automatisointi. Moni sisäinen prosessisi sujuvoituu, kun asiat ovat yhden käyttöliittymän takana.

ERP pitää tyypillisesti sisällään varastonhallinnan, taloushallinnon, toimitusketjun hallinnan ja bisnesanalytiikan. Pakettiin voi kuulua myös asiakkuudenhallinta (CRM). Kun kaikki kulut huomioidaan, kuukausikustannukset puhtaalle verkkokaupalle lähtevät noin tuhannesta eurosta ylöspäin.

Tarvitsetko ERPin?

Älä korvaa ERP:llä erillisratkaisuja, jos verkkokauppa on pientä ja nykyinen toimintatapasi pelittää. Jos verkkokaupalla ei kuitenkaan ole dataa helposti saatavilla – tai se kootaan manuaalisesti ja verkkokauppa käyttää useita eri työkaluja prosessien hoitamiseen, ERP-järjestelmän hankinta voi olla ajankohtaista. Pääsääntöisesti pieni kauppa ei tarvitse ERPiä, mutta suuren on puolestaan vaikea tulla toimeen ilman sitä.

Usein ERPiä vaatii kasvaneen liiketoimintasi taloushallinto. Kirjanpito, ennustelaskelmat ja tilinpäätökset ovat vaikeita, jos systeemi ei näytä yhdessä paikassa myyntiä, ostoja, varastosaldoa, alennuksia, palautuksia, toiminnan kustannuksia ja muuta ohjaustietoa.

Jos tavoitteenasi on kilpailla toimitusnopeudella, sujuvalla palautusten käsittelyllä sekä tosiaikaisella näkymällä tuotteiden saatavuustietoihin, ERP tuo kaivattua tehokkuutta. Erillisjärjestelmillä ja hyvällä tahdolla se ei kymmenien tuhansien tuotteiden ja useiden satojen päivätapahtumien vauhdissa enää onnistu.

Millaiset ratkaisut sopivat verkkokauppasi tarpeisiin?

Hyvä järjestelmä skaalautuu parin seuraavan vuoden tarpeisiisi. Vältä silti turhan järeää ratkaisua. Sujuva käyttöönotto ja helppokäyttöisyys on tärkeämpää, kuin varautuminen viiden vuoden kuluttua mahdollisesti tarvittaviin ominaisuuksiin.

Kaikki nykyaikaiset toiminnanohjausjärjestelmät on mahdollista integroida verkkokauppa-alustaan. Jotkut tarjoavat ERPin kylkeen myös saman sarjan verkkokauppasovellusta.

Jos liiketoimintasi on verkon ja kivijalan yhdistelmä, kenties useilla paikkakunnilla ja paikallisten myymälävarastojen ja keskusvaraston yhdistelmällä, tarvitset ERP-toimittajan, jolla on kokemusta tällaisista hankkeista.

Käytännössä kaikki markkinoilla olevat ERPit saa nykyään pilvipalveluna, ja se onkin helpoin tapa aloittaa. ERP-järjestelmä, joka pyörii yrityksesi omilla servereillä, vaatii enemmän resursseja järjestelmän ylläpitämiseen. Verkkokaupan tulee tällöin itse vastata järjestelmän ylläpidosta. Pilvipalvelu on kevyempi ratkaisu, jossa toiminnanohjauksen ongelmat ratkaistaan palvelulla. 

Huomio nämä, kun valitset ERP-järjestelmän

1. Perusta hanke: Osallista johto, valitse projektinvetäjä, varaa resurssit, laadi aikataulut, selvitä tarvitsetko ulkopuolista konsulttia avustamaan.
2. Määrittele prosessit: ERPillä on vaikea luoda kokonaisratkaisua, jos kaikkia sen koskettamia prosesseja ei ole piirretty auki. Älä silti säiky tätä vaihetta. Helpoimmillaan tämä tapahtuu muutamassa päivässä.
3. Tee vaatimusmäärittely: Päätä, millaista toiminnallisuutta tarvitset. Mieti myös, miten siirrät nykyjärjestelmien sisältämät tiedot. Selvitä myös, mitä tietoa verkkokauppaohjelmiston ja erpin välillä siirretään.
4. Mieti tuotteitasi: Myytkö vain perustuotteita tai -palveluita? Vai onko jo nyt näkyvissä, että toimitat tuoteyhdistelmiä, bundleja, räätälöityjä kokonaisuuksia ja annat kenties yhdistelmäalennuksia? Lisää nämä vaatimusmäärittelyyn.
5. Päätä CRM:n rooli: Jos asiakaskohtaisilla tiedoilla on suuri merkitys esim. lisämyynnin, huollon, ylläpidon tai palveluiden toteuttamisen kannalta, harkitse ERPiä, jossa on asiakkuudenhallinta sisäänrakennettuna.
6. Selvitä käyttöönottovaihe: Kuinka se tapahtuu? Tarvitaanko koulutusta? Pääkäyttäjiä? Helpdeskiä?
7. Kartoita tukitarve: Käyttöönoton helppous ja nopeus määrittää, kuinka paljon asiantuntija-apua ja konsultteja tarvitset. Helpoimmillaan heitä ei juuri tarvita, eikä räätälöintiäkään tarvita, koska samat perusprosessit toistuvat bisneksestä toiseen ja löytyvät sisäänrakennettuina.
8. Kysy hinta ja hinnoittelumalli: Saatko järjestelmän palveluna vai ostatko kertakauppana ohjelmistolisenssin ja maksat vuosittaisesta ylläpidosta? Useimpia pilviratkaisuja saa kuukausihinnoiteltuna palveluna.
9. Pyydä toimittajilta referenssit ja lupa haastatella: Parasta on, kun pääset keskustelemaan saman järjestelmän jo hankkineiden verkkokauppiaiden kanssa.

Kirjoittaja

Tero Tapanainen on toiminut useita vuosia IT-asiantuntijayritys eCraft Oy Ab:n teknologiajohtajana. Hänen erikoisalaansa ovat ERP, CRM ja BI-ratkaisut sekä järjestelmäintegraatio. Tero on vetänyt Pohjoismaissa kymmeniä sovelluskehityshankkeita ja uskoo, että käyttäjälähtöisyys on avain onnistumiseen.

Lue myös muita artikkeleita verkkokaupan taustaprosesseista:

Tekoälyä verkkokauppaan - mutta miten?

Tapoja palautuskäytäntöjen johtamiseen tarvitaan - nykymeno kestämättömällä pohjalla

Verkkokauppa kasvu-uralle konversio-optimoinnin avulla